接收電子郵件要注意的禮儀

　　電子郵件，又稱電子函件或電子信函，它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，不僅安全保密、節(jié)省時(shí)間，又不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。

　�。ㄒ唬�使用電子郵件的優(yōu)點(diǎn)及缺點(diǎn)

　�。�.優(yōu)點(diǎn)

　　（１）不用信紙和筆，用電腦就可以了。

　�。ǎ玻┟赓M(fèi)使用，免貼郵票，免投郵筒，直接成本只是使用電腦的電費(fèi)和網(wǎng)費(fèi)。

　�。ǎ常┌踩�性高，不用擔(dān)心信件遺失。

　　（４）沒(méi)有收信人人數(shù)的限制。

　　（５）速度快，一般情況下是即發(fā)即收。

　�。�.缺點(diǎn)

　�。ǎ保╉氂须娔X，有使用場(chǎng)合的限制，最基本的條件是有一部電腦并且能上網(wǎng)，收信人也要具備收信的能力。

　�。ǎ玻┲荒軅鬟f信息，無(wú)法傳遞有形的物體，無(wú)法取代傳統(tǒng)的包裹或貨物郵遞。

　�。ǘ�）電子郵件的格式與內(nèi)容

　�。ǎ保┘兾淖指袷剑喝魏伟姹窘钥墒瞻l(fā)，檔案小，但無(wú)法加入圖片、聲音等。

　�。ǎ玻� Html 格式：可加入圖片、聲音等多媒體，還可變換字型、大小、位置、插入圖片，甚至超鏈接，要求IE 的版本在３.０ 版以上，且檔案較大。

　�。ǎ常┠憧梢园盐募�附加在E 唱mail 中。最好不要使用很大的附件，除非你知道收信人確實(shí)需要。

　�。ㄈ�）收發(fā)電子郵件

　　收發(fā)電子郵件是人們利用網(wǎng)絡(luò)辦公最常見(jiàn)的手段，也是最重要的'方式。在收發(fā)電子郵件的不同階段，大家務(wù)必要遵循一定規(guī)則。

　�。�.撰寫(xiě)與發(fā)送

　　電子郵件的撰寫(xiě)與發(fā)送皆有一定規(guī)定和要求：

　�。ǎ保�為節(jié)約費(fèi)用，在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，尤其是在撰寫(xiě)多個(gè)郵件時(shí)，應(yīng)在脫機(jī)狀態(tài)下撰寫(xiě)，并將其保存于發(fā)件箱中。然后在準(zhǔn)備發(fā)送時(shí)再連接網(wǎng)絡(luò)，一次性發(fā)送。

　�。ǎ玻├�用網(wǎng)絡(luò)辦公時(shí)所撰寫(xiě)的必須是公務(wù)郵件，不可損公肥私，將單位郵箱用做私人聯(lián)系途徑之用，不得將本單位郵箱地址告訴親朋好友。

　�。ǎ常┰诘刂钒迳献珜�(xiě)時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤地鍵入對(duì)方郵箱地址，并應(yīng)簡(jiǎn)短地寫(xiě)上郵件主題，以使對(duì)方對(duì)所收到的信息先有所了解。

　�。ǎ矗┰谙�息板上撰寫(xiě)時(shí)，應(yīng)遵照普通信件或公文所用的格式和規(guī)則。郵件篇幅不可過(guò)長(zhǎng)，以便收件人閱讀。

　　（５）郵件用語(yǔ)要禮貌規(guī)范，以示對(duì)對(duì)方的尊重。撰寫(xiě)英文郵件時(shí)不可全部采用大寫(xiě)字母，否則就像是發(fā)件人對(duì)收件人盛氣凌人的高聲叫喊。

　�。ǎ叮┎豢呻S便發(fā)送無(wú)聊、無(wú)用的垃圾郵件，無(wú)端增加網(wǎng)絡(luò)的擁擠程度。

　�。ǎ罚┮�保守國(guó)家機(jī)密，不可發(fā)送涉及機(jī)密內(nèi)容的郵件，不得將本單位郵箱的密碼轉(zhuǎn)告他人。

　�。�.接收與回復(fù)

　　接收與回復(fù)電子郵件時(shí)，通常應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　�。ǎ保�應(yīng)當(dāng)定期打開(kāi)收件箱，最好是每天都查看一下有無(wú)新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀和回復(fù)。

　　（２）應(yīng)當(dāng)及時(shí)回復(fù)公務(wù)郵件。凡公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時(shí)交流和工作的順利開(kāi)展。若涉及較難處理的問(wèn)題，則可先電告發(fā)件人已經(jīng)收到郵件，再擇時(shí)另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。

　　（３）若由于因公出差或其他原因而未能及時(shí)打開(kāi)收件箱查閱和回復(fù)時(shí)，應(yīng)迅速補(bǔ)辦具體事宜，盡快回復(fù)，并向?qū)Ψ街虑浮?/p>

　�。ǎ矗┎灰�未經(jīng)他人同意向?qū)Ψ桨l(fā)送廣告郵件。

　�。ǎ担┌l(fā)送較大郵件需要先對(duì)其進(jìn)行必要的壓縮，以免占用他人信箱過(guò)多的空間。

　　（６）尊重隱私權(quán)，不要擅自轉(zhuǎn)發(fā)別人的私人郵件。

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