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大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度

時間:2023-03-08 12:41:43 制度 我要投稿
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大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度

  在日新月異的現(xiàn)代社會中,制度使用的情況越來越多,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。那么制度的格式,你掌握了嗎?下面是小編為大家收集的大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。

大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度

  A、文件資料的形成與歸檔

  1、資料的形成:

  各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔;

  B、資料的歸檔:

  1、文件資料的歸檔范圍

 、傥飿I(yè)管理

  ●清潔衛(wèi)生管理

  ●綠化管理

  ●值班記錄

  ●樓宇巡檢記錄

 、谄渌Y料

  2、歸檔要求

 、贇w檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

 、跉w檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。

 、蹥w檔的文件必須是原件。

  ④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編目編號。檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。

  ⑤案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

 、匏形募Y料必須及時歸檔。

  3、每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案,要及時修補和復制。

  4、檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

  C、檔案借閱

  1、公司員工都應重視保護檔案,并按閱檔批準權限辦理手續(xù)后借閱有關檔案。

  2、文書檔案只閱不借。

  3、所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

  4、服從管理人員的管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,保密檔案不供查閱。

  5、借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。

  6、檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節(jié)追究當事人的法律和行政責任。

  7、調(diào)離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調(diào)離手續(xù)。

  D、檔案管理人員職責

  1、忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。

  2、負責收集、接收本公司各業(yè)務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。

  3、及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。

  4、熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運用。

  5、妥善管理檔案,嚴格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對供出資料按期催還。

  6、定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。

  7、嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。

  E、公司內(nèi)外檔案文件管理:

  1、公司內(nèi)部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。

  2、公司對外部相關單位的文件應與公司內(nèi)部文件分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。

  3、所有存入檔案應按照日期先后進行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。

  4、相關檔案存放一年后,應統(tǒng)一放進檔案袋封存,以便日后復查。

  F、檔案銷毀

  1、如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

  2、保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。

  3、所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。

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