第四大類，客戶投訴、折價(jià)情況，包括：折價(jià)審批，投訴折價(jià)原因，責(zé)任鑒定，退會會員基本資料及退會原因說明等。
第五大類，同行業(yè)發(fā)展趨勢，包括：與我會館同檔次的會館賓館的基本情況，現(xiàn)行促銷方案，提成方式等一系列行業(yè)動態(tài)。
第六大類，會館內(nèi)部人員促銷方案，內(nèi)部人員銷售記錄，提成情況。外聯(lián)促銷人員促銷方案，外促人員的促銷記錄、提成記錄。
以上每一大類都必須填寫完整的目錄，并編號，以備查詢和資料定位;客戶檔案每年分年度清理、按類裝訂成固定卷保存。每位客戶經(jīng)理在各大類中均有自己獨(dú)立的卷章。
三、檔案審批
1、客戶經(jīng)理在提交檔案前要認(rèn)真審核、校對確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。
2、所有客戶檔案均需有客戶簽名、經(jīng)辦人、直接領(lǐng)導(dǎo)審批簽字方可入檔。
四、檔案的查閱
1、每位客戶經(jīng)理有權(quán)隨時(shí)查閱自己所負(fù)責(zé)客戶的檔案記錄。
2、總經(jīng)理、銷售部經(jīng)理有權(quán)查閱會館所有客戶的檔案記錄。
3、其它客戶經(jīng)理或部門經(jīng)理需查閱客戶檔案時(shí)，需有銷售部經(jīng)理或總經(jīng)理的審批方可查閱。
客戶檔案屬會館保密資料，嚴(yán)禁外泄。
五、檔案的增加、修改、刪除與管理
行業(yè)在發(fā)展，消費(fèi)者的消費(fèi)理念在不斷的更新，不斷的理性化，所以檔案資料也要不斷的更新。以便更好的確立會館正確發(fā)展方向。
1、檔案的增加，對于客戶在建檔時(shí)不完善的資料進(jìn)行補(bǔ)充，新的行業(yè)發(fā)展趨勢，競爭對手的最新動態(tài)等。所有會館員工都有及時(shí)提供資料和完善客戶檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2、檔案的修改，在建檔時(shí)客戶資料難免有差，所以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)修改是極為重要的。對客戶檔案進(jìn)行修改前要得要銷售部經(jīng)理的同意批示，并在留存修改記錄，和修改原因。
3、對錯(cuò)誤和過時(shí)行業(yè)情報(bào)、死檔進(jìn)行及時(shí)的刪除。刪除時(shí)需有銷售部經(jīng)理的同意批示，刪除原因。對確定刪除的資料也要有一個(gè)月保留期，確定刪除時(shí)再進(jìn)行徹底刪除，以免誤刪除有用資料。
4、銷售部會同其它一線部負(fù)責(zé)人每月召開一次客史檔案補(bǔ)充更新專題會，確定月度重點(diǎn)關(guān)注的客人名單。每季度召開一次消費(fèi)分析會，并根據(jù)客戶消費(fèi)情況，對其進(jìn)行各類客史檔案動態(tài)轉(zhuǎn)換，并做好各類客戶上半年、下半年及年度消費(fèi)的分析會議。
六、設(shè)立日常檔案
對日常運(yùn)營中一些重要數(shù)據(jù)資料進(jìn)行歸檔，如各級會議記錄，日常來信 傳真，客戶預(yù)訂記錄，客戶訪問表同，日銷售報(bào)表，周銷售的報(bào)表，月季年銷售報(bào)表及計(jì)劃總結(jié)，散客的表揚(yáng)、投訴及處理意見，各大活動方案的計(jì)劃、實(shí)施、收效等文獻(xiàn)檔案。日常檔案要時(shí)時(shí)更新，重要記錄及時(shí)歸入各大類檔案中。
七、“兩套制”
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝(紙文檔)存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采勸雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
八、如何利用和完善客戶檔案
會館通過建立客戶檔案資料，加強(qiáng)主要客戶和潛在客戶管理，其目的是為會館銷售工作服務(wù)，著重在兼顧銷售與收款兩個(gè)目標(biāo)。因此，會館對客戶檔案的利用主要把握以下三個(gè)方面，并在利用中不斷的補(bǔ)充和完善客戶資料。
第一，通過對客戶檔案中各類市場信息的利用，把握和預(yù)測會館準(zhǔn)新策略方針的可行性及風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，對尋找、挖掘新客戶起積極的參考作用。所以對于會館建立客戶檔案，在收集客戶背景材料時(shí)，不僅要充分了解客戶的喜好和消費(fèi)能力;還要了解同等會館賓館在經(jīng)營中的失敗案例，相關(guān)的法律法規(guī)行來發(fā)展趨勢等，在利用客戶檔案時(shí)要整體評價(jià)客戶的消費(fèi)水平及意向，分析整體市場占有率和市場份額，以便決定會館服務(wù)和經(jīng)營戰(zhàn)略的整體發(fā)展方向和戰(zhàn)略布局。
第二，通過對客戶檔案中交易狀況信息的利用，把握會館自身管理程序的適應(yīng)性和市場定位，挖潛堵漏，降低銷售成本和經(jīng)營成本，最大化整合、利用會館資源。提高會館服務(wù)水平和業(yè)內(nèi)定位，應(yīng)設(shè)法讓會館所有員工知道自己所在崗位的服務(wù)流程，并讓他們了解自己負(fù)責(zé)的工作與某些流程有何關(guān)聯(lián)。因?yàn)槊總�(gè)流程只要一個(gè)環(huán)節(jié)不到位，就可能導(dǎo)致賓客的不滿意或賠款損失，造成不好的影響，流失客源。
第三、通過利用客戶檔案的交易付款信息和客戶背景材料，把握企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中的賒銷比重，同時(shí)重視應(yīng)收帳款管理工作，正確評估客戶信用狀況，減少交易風(fēng)險(xiǎn)。在判斷和列入公司重要客戶時(shí)，不僅要看其預(yù)訂量，可能產(chǎn)生的消費(fèi)費(fèi)用，更要評價(jià)其真正的償付能力。因此，需要強(qiáng)化信用管理職能，并將信用管理風(fēng)險(xiǎn)的權(quán)責(zé)合理地分配各客戶經(jīng)理中去，落實(shí)在從開發(fā)客戶到欠款回收工作的全過程，解決“增加銷售額和保證欠款收回”這樣一個(gè)兩難問題。